부산시교육청 전경.(사진=부산시교육청 제공)

부산시교육청은 지역 고교 문서고에 보관 중인 (준)영구 등 중요 비전자 학적기록물의 훼손 및 멸실을 방지하기 위해 '비전자기록물 전산화'를 추진한다고 10일 밝혔다.

이 사업은 업무담당자들이 문서고에 보관된 종이기록물을 찾아 발급하던 업무처리 방식을 개선하고, 수작업으로 인한 기록물의 멸실 및 훼손을 방지하기 위해 마련됐다.

특히 올해에는 고등학교 문서고에 보존되어 있는 나이스 도입(2003년) 이전 종이 생활기록부 등 비전자 학적기록물의 전산화를 전면 추진하고, 시교육청 기록관에 보존하고 있는 퇴직 교원 및 공무원의 인사기록카드도 전산화를 완료한다.

이 사업은 종이로 생산된 기록물을 정리·분류하여 원문 스캐닝 작업을 한 후, 색인목록을 작성하고 전자파일 형태로 기록관리시스템(RMS)에 등록해 이중보존하는 절차로 진행한다.

업무담당자들은 기록관리시스템에 등록된 전산화 기록물을 활용해 기록물 검색 및 열람 시간을 크게 단축할 뿐만 아니라, 민원 증명발급 시에도 신속하고 정확하게 업무처리를 할 수 있을 것으로 기대된다.

한동인 시교육청 관리과장은 "이 사업은 학교에서 분산 보존하고 있는 중요 비전자기록물을 기록관리시스템 서버에 안전하게 보관하기 위한 것"이라며 "앞으로도 기록물의 전산화를 통해 학교현장의 업무부담을 덜어주고, 민원행정의 효율성을 극대화해 나가겠다"고 말했다.