부산시교육청 (사진=변옥환 기자)

부산시교육청이 기관별 업무 일정 등을 표준화한 서식을 이용해 손쉽게 작성, 관리할 수 있는 ‘업무 취합 시스템(PENDA)’을 자체 개발해 배포한다고 26일 밝혔다.

이 시스템은 그동안 일일, 주간, 월중 업무 등을 처리 시 반복적인 수작업 형태로 해오던 기존 업무를 개선해 직원 업무 부담을 덜어주려는 목적으로 개발됐다.

시스템은 각종 기간별 업무와 행사일정 등을 내부 온라인 시스템으로 쉽게 등록하고 실시간 취합 및 관리가 가능한 프로그램이다.

사용 방법은 기본 화면인 캘린더에서 업무 담당자가 날짜를 설정 후 표준 서식에 맞춰 일일, 주간, 월중 등 업무 내용을 입력하면 자동으로 취합되는 것이다. 취합 내용은 팀별, 부서별, 기관별로 누적 관리돼 실시간 검색이 가능하고 공유할 수 있다.

이와 함께 기본서식 7종이 구비돼 편집 등 소모적 업무 시간을 최소화하게끔 제작했다. 일일, 주간, 월중, 각종 행사 업무 등이 반복될 경우 각 체크박스에 체크하면 관련 자료가 각 업무에 자동 생성된다.

시교육청 차종호 정책기획과장은 “이 시스템으로 비효율적인 업무를 개선함으로 직원이 꼭 필요한 일에 더욱 집중할 수 있을 것”이라며 “앞으로도 스마트한 업무환경 구축으로 불필요한 일을 줄이고 유연하고 효율적인 조직 문화를 만들어가도록 노력하겠다”고 전했다.