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[코로나 체인지 ⑨] 바이러스가 준 선물? 두마리 토끼 잡는 ‘거점오피스’

코로나 막고 업무효율 ‘쑥쑥’…현장 살펴보니

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cnbnews 전제형기자 |  2020.07.24 08:47:40

롯데쇼핑 빅마켓 영등포점 리테일아카데미에 마련된 거점오피스(스마트오피스)에서 직원이 근무를 하고 있다. (사진=롯데쇼핑)

 

이미 많이 바뀌었지만 변화는 계속될 것이다. 코로나19가 일상을 전복하면서 생활, 문화, 경제에 대격변이 일어나고 있다. 초점은 비대면에 맞춰진다. 사람들이 거리를 두기 시작하면서 산업 전반에 로봇 도입이 가속화되고 있으며, 갈 수 없는 현장을 그대로 옮기는 연결의 기법도 빠르게 진화하고 있다. 사람 간 맞대지 않고 사는 세상은 얼마큼 가까이 왔으며 앞으로는 어떻게 될까? CNB가 코로나 시대의 현재를 살피고 앞날을 내다봤다. 9편은 ‘포스트 코로나’ 시대를 맞아 공유오피스(거점오피스)를 운영 중인 기업들 이야기다. <편집자주>

재택근무 단점 보완한 ‘거점오피스’ 눈길
집단 접촉 최소화…코로나 시대 효자노릇
사무실 개념 바꾸는 ‘기업문화 혁신’ 될까

 

 

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공유오피스란 건물을 여러 개의 작은 공간으로 나눠 임대하는 시스템이다. 스타트업 창업이 늘고 업무 유연성을 중시하는 기업 문화가 확산되면서 활성화되고 있다. 넓은 사무실을 마련하는 것보다 부담이 적고 사무 공간을 쉽게 확장하거나 축소할 수 있다는 장점이 있다. 소규모 단위로 일하니 업무소통도 원활하다.

애초 소규모 스타트업들이 주로 활용해왔지만 최근 코로나19가 확산되면서 대기업들까지 공유오피스를 활용하는 사례가 늘고 있다. 이른바 ‘거점오피스’다. 본사 외 여러 곳에 작은 ‘거점’들을 뒀다는 의미다.

 

롯데쇼핑의 거점오피스(스마트 오피스) 위치 안내 포스터. (사진=롯데쇼핑)

 

장면1 사례 살펴보니…업무효율 ‘굿’

대표적인 사례는 롯데쇼핑과 SK텔레콤이다.

롯데쇼핑은 주 1회 재택근무 시행에 이어 지난 1일부터 거점오피스(스마트 오피스) 제도를 도입했다. 스마트 오피스는 롯데백화점 노원점·일산점·인천터미널점·평촌점과 빅마켓 영등포점 등 수도권 일대 5곳(225석)에 마련됐다.

이 거점오피스를 사용할 수 있는 직원들은 롯데쇼핑과 롯데백화점·마트·슈퍼·롭스·e커머스 등 각 사업부 본사 직원 3000여명이다.

 

롯데쇼핑의 스마트 오피스 예약시스템. (사진=롯데쇼핑)

 

해당 오피스에는 좌석 예약 시스템이 구비돼 언제 어디서나 좌석 현황을 파악할 수 있다. 각 지점별로 일부 좌석에는 노트북을 비치해 이용 직원의 편의성을 높였다.

거점오피스를 통해 현장근무 이후 본사로 복귀할 필요 없이 인근 오피스에 들러 빠르게 나머지 업무를 처리할 수 있는 게 장점이라고 롯데쇼핑 측은 설명했다.

롯데쇼핑 관계자는 CNB에 “거점오피스 운영은 현장 소통을 강조하는 롯데(그룹)의 근무 방침과도 일맥상통하다”며 “여러 사업부 소속 직원들이 프로젝트 성격에 따라 특정기간 내내 함께 근무할 수 있어 자유로운 소통이 가능하다”고 말했다.

이 관계자는 “본사 업무에 국한된 의사소통은 한계가 있을 수 있다”며 “오피스 근무를 통해 영업점 직원들과 바로바로 소통할 수 있고, 현장 프로젝트 인력들이 현장 인근의 거점오피스에서 함께 근무할 수 있어 업무 효율이 더 높아지고 있다”고 밝혔다. 서버 이용에 있어서도 “VPN 접속을 통해 사번과 비밀번호를 입력하면 평소 사무실에서 일하는 것과 동일하게 사내시스템 접속이 가능하다”고 말했다.

 

SK텔레콤의 종로 거점 오피스. AI 안면 인식, 워킹 스루, 화상 회의 시스템 등 ‘스마트 오피스’ 기능이 적용됐다. (사진=SK텔레콤)

 

SK텔레콤은 코로나19 사태 이후 재택근무 등 다양한 근무 형태를 실험하다가 지난 4월부터 서울 서대문, 종로, 경기 판교, 분당에 거점오피스를 운영하고 있다. 연내에 강남, 송파, 일산, 강서, 마포 등에 10여개 오피스를 추가로 개소하는 방안을 검토 중이다.

거점오피스는 정보기술(IT)을 적용해 한층 업그레이드된 사무공간으로 운영되고 있다.

앞서 SK텔레콤은 5세대 이동통신(5G) 관련 비즈니스 모델로 스마트 오피스를 소개한 바 있는데, 이번 거점오피스에 이 시스템이 적용됐다.

가령 종로 오피스의 경우 인공지능(AI) 안면 인식, 워킹 스루, 좌석·회의 예약 시스템, 화상 회의 시스템, VDI(모바일 PC) 등이 설치돼 있다. SK텔레콤이 미리 구축해 둔 클라우드 PC, 협업 툴 ‘팀즈’, T전화 그룹 통화 등을 통해 각 구성원들이 다른 사무실에 흩어져 있어도 효과적으로 협업할 수 있는 시스템이다.

SK텔레콤 관계자는 CNB에 “사무영역과 개인영역을 분리해 업무 효율성을 높이고 보안을 강화한 ‘마이데스크’ 시스템을 2015년부터 운영하고 있는데, 거점오피스는 이 시스템을 기반으로 하고 있다”며 “인터넷이 되는 어느 곳에서든 마이데스크에 접속해 근무가 가능하며, 스마트폰을 통해 애플리케이션(앱)에 접속해 메일 읽고쓰기, 문서확인, 업무 진척관리, 결재 등 여러 업무를 진행할 수 있다”고 밝혔다. 디지털 워크 문화가 잘 정착돼 팀원들이 원격 근무를 하더라도 업무에 불편함을 느끼지 않는 상황이라는 얘기다.

장면2  왜 ‘거점’ 선호하나?

이처럼 거점오피스가 확산되는 이유는 크게 세 가지다.

먼저 경제성을 꼽을 수 있다. 사무실을 두면 인테리어 비용부터 임대보증금, 월 임차료와 관리비, 사무집기 구입 및 대여 비용 등을 부담해야 한다. 거점오피스는 이런 비용을 크게 줄일 수 있다.

코로나 확산 방지 효과도 있다. 모든 직원들이 본사 등 한곳으로 출퇴근 한다면, 회사로 접근할 때 각자 여러 교통수단을 이용하게 된다. 이 과정에서 접촉자가 많아지게 된다.

하지만 거점오피스를 두면 오피스까지 10~20분이면 오갈 수 있어 접촉자를 줄일 수 있다.

거점오피스가 여러 곳이라 직원의 근무 공간이 분산되므로 코로나 집단감염 위험도 최소화할 수 있다. 설령 거점오피스 한곳에서 코로나 확진자가 나오더라도 해당 오피스만 폐쇄하면 되므로 본사 전체가 문을 닫는 일은 없게 된다는 얘기다.

재택근무의 단점을 보완해주는 순기능도 여럿 있다.

일례로 자칫 느슨해질 수 있는 재택근무 분위기를 보완하는 효과가 있다. 집에서 근무하면 자녀·애완동물 등으로부터 방해받거나, 쉬고 싶은 유혹을 이기기 힘든 때가 있지만 오피스 근무는 이런 문제를 염려하지 않아도 된다.

재택근무는 대면업무 자체가 불가능하지만 오피스 근무는 회의·토론 등 최소한의 대면을 유지할 수 있다는 장점도 있다.
 

롯데쇼핑 직원이 거점오피스에서 근무 중인 직원과 화상 채팅 앱 '줌(Zoom)'을 통해 업무 관련 내용을 소통하고 있다. (사진=롯데쇼핑)

 

장면3  재택근무, 거점오피스로 진화할까

재계에서는 코로나19로 많은 기업이 재택근무가 가능하다는 경험을 한 만큼 사무실 개념 자체가 달라질 것으로 전망하는 분위기다.

여기에는 재택근무의 성공적 안착이 배경이 되고 있다. 재택근무에서 자신감을 얻은 기업들이 회사와 집의 중간지대에 있는 거점오피스에 관심을 갖게 될 것이라는 전망이다.

실제 상업용 부동산 컨설팅 기업 ‘쿠시먼앤드웨이크필드’가 최근 세계 근로자 4만명을 대상으로 코로나19로 인한 재택근무 경험과 관련된 설문을 진행한 결과, 응답자의 75%는 ‘재택근무 후에도 동료들과 효과적으로 협력하고 있다’고 답했다.

롯데쇼핑 측은 이에 대해 “아직은 테스트 차원이라 단정적으로 말할 수 있는 단계는 아니지만, 추후 사무실의 개념 자체가 달라질 가능성은 충분히 있다고 보여진다”며 “직원들의 사용현황에 따라 거점오피스를 확대해나갈 계획”이라고 밝혔다.

(CNB=전제형 기자)


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